Datenschutzerklärung

Beschreibung

Damit ein Webserver unsere Internetseite Ihrem Browser zur Verfügung stellen kann, muss der Server technische Daten über Ihr dafür genutztes Gerät, Ihren Browser und Ihren Internetzugang erfassen. Man spricht hier von dem sogenannten Logfile oder Weblog. Das sind die gleichen Daten, die Sie bei jeder Internetseite zwingend hinterlassen, die Sie aufrufen. Im Mittelpunkt steht die IP Adresse, von der aus Sie unsere Seiten aufrufen. An diese Internetadresse schickt der Webserver Ihnen die Daten, die Sie sehen wollen.

Zweck

Bereitstellung unserer Internetseite.

Nachforschungen, sollte es zu einem unrechtmäßigen Zugriff auf unsere Webseiten kommen (z.B. einen Hackerangriff).

Datenkategorien

• IP-Adresse, über die der Besucher ins Internet geht
• An die IP-Adresse anknüpfend Ort oder Land, aus dem der Besucher ins Internet geht
• Internet Service Provider, über den der Besucher ins Internet geht
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen (angeklickt) werden
• Art und Version des Internetbrowsers
• Art und Version des Betriebssystem
• Webseiten, von denen der Nutzers auf unsere Internetseite gelangt ist
• Webseiten, die der Nutzer von unserer Webseite aus aufruft

Berechtigtes Interesse

Da der Betrieb einer Website ohne die Erfassung des Weblogs nicht möglich ist und Sie unsere Website eigenständig aufrufen, können wir uns für die Protokollierung Ihres Zugriffs auf ein berechtigtes Interesse berufen. Speziell im Falle eines Angriffs auf unsere Internetseite steht uns ein berechtigtes Interesse zu, den Ermittlern Indizien dafür bieten zu können, wie sich der Angriff abgespielt hat.

Datenempfänger (Kategorien)

Unser Webhosting-Dienstleister, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt. Unser Hosting-Dienstleister nutzt ein Rechenzentrum in Deutschland.

Speicherdauer

7 Tage

Beschreibung

Schicken Sie uns eine E-Mail, gelangt diese in mindestens eins unserer E-Mail-Postfächer. Der Inhalt Ihrer E-Mail und die sie begleitenden Metadaten (Absenderadresse, Zeitpunkt des Versands etc.) werden auf den E-Mail-Servern unseres Hosting-Anbieters gespeichert. Zudem können sie nach Abruf vom Server in den E-Mail-Programmen auf den Geräten gespeichert sein, die Zugriff auf das Postfach haben (Computer, Smartphones, Tablets).

Zweck

Das Öffnen, Beantworten und Speichern dient dem Zweck, dass wir Ihre E-Mail zur Kenntnis nehmen können, Ihnen bei Bedarf antworten können und unsere Dokumentationspflichten erfüllen können.

Datenkategorien

• Ihre E-Mail-Adresse
• Zeitpunkt des Versands bzw. Empfangs
• Inhalt der E-Mail (Texte, Dokumente, Bilder, sonstige Dateien)
• Sonstige typische Metadaten einer E-Mail

Berechtigtes Interesse

Sollte Ihre E-Mail die Vorbereitung oder den Inhalt eines Vertrags mit uns betreffen, ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer Vertragspflicht. Soweit das nicht der Fall ist, greift für alle E-Mails, mit der wir auf eine Anfrage von Ihnen reagieren zumindest ein berechtigtes Interesse.

Datenempfänger (Kategorien)

Entsprechend dem Inhalt Ihrer E-Mail wird sie an die zuständigen Stellen bei uns oder bei Dritten weitergeleitet. Wir achten dabei den Grundsatz der Datenminimierung und der Zweckbindung und leiten Ihre E-Mail nicht ohne legitimen Grund und Rechtsgrundlage weiter.

Außerdem hat unser Dienstleister für das E-Mail-Hosting technischen Zugriff auf die Daten, der aber über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt. Unser Hosting-Dienstleister nutzt ein Rechenzentrum in Deutschland.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre E-Mail so lange, wie es zur Erfüllung eines Zwecks notwendig ist. Je nach Inhalt Ihrer E-Mail können das sehr unterschiedliche Zwecke sein; dementsprechend vielfältig sind die Aufbewahrungsfristen.

Ein Beispiel: Wenn Ihre E-Mail der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses dient, greift die Pflicht aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren.

Beschreibung

Schicken Sie uns einen Brief, wird er unserer Dokumentablage hinzugefügt.

Zweck

Dokumentation relevanten Schriftverkehrs

Datenkategorien

• Ihre Kontaktdaten (entsprechend dem Briefkopf Ihres Schreibens)
• Inhalt des Schreibens

Berechtigtes Interesse

Sollte Ihr Brief die Vorbereitung oder den Inhalt eines Vertrags mit uns betreffen, ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer Vertragspflicht. Soweit das nicht der Fall ist, greift für alle Briefe zumindest ein berechtigtes Interesse daran, erhaltene Schreiben in einem geordneten Verfahren abzulegen.

Datenempfänger (Kategorien)

Entsprechend dem Inhalt Ihres Schreibens wird es an die zuständigen Stellen bei uns oder bei Dritten weitergeleitet. Wir achten dabei den Grundsatz der Datenminimierung und der Zweckbindung und leiten Ihr Schreiben nicht ohne legitimen Grund und Rechtsgrundlage weiter.

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Wir speichern Ihr Schreiben so lange, wie es zur Erfüllung eines Zwecks notwendig ist. Je nach Inhalt Ihres Schreibens können das sehr unterschiedliche Zwecke sein; dementsprechend vielfältig sind die Aufbewahrungsfristen. Ein Beispiel: Wenn Ihr Schreiben der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses dient, greift die Pflicht aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren.

Beschreibung

Wir bieten verschiedene Arten von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen an. Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, notieren wir Ihren Namen, die gewählte Veranstaltung, Kontaktdaten für Rückfragen und ggf. die Organisation, für die Sie an der Veranstaltung teilnehmen.

Unsere Dozenten bzw. Arbeitsgruppenleiter, von denen einige externe Dienstleister sind, erhalten von uns eine Liste der angemeldeten Teilnehmer. Die Liste dient dazu, die Veranstaltung optimal vorzubereiten, die Anwesenheit bei der Veranstaltung dokumentieren zu können und Teilnahmebestätigungen erstellen zu können.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erhält auch unsere Buchhaltung die Daten der Teilnehmer, um Ihnen Rechnungen schicken zu können, bei Bedarf Zahlungen anmahnen zu können und die Zahlungseingänge zuordnen zu können.

Unsere Veranstaltungen im Allgemeinen sowie die Teilnahme einzelner Personen werden von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der Teilnehmenden umfasst.

Zweck

Verwaltung und Vorbereitung der Fortbildungsveranstaltungen inkl. Rechnungsstellung und Teilnahmebestätigungen

Datenkategorien

• Name
• Gewählte Veranstaltung (Thema, Termin, Dozent)
• Ggf. Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse
• Ggf. entsendende Organisation

Rechtsgrundlage

Erfüllung des Fortbildungsvertrags (als eine Dienstleistung von uns)

Datenempfänger (Kategorien)

• Ggf. externe Dozenten, die über ihren Dozentenvertrag auf Vertraulichkeit und Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind
• Ggf. die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Die Teilnahmedaten heben wir sechs Jahre auf, die Buchungsbelege zehn Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg)

Beschreibung

Wir betreiben verschiedene Einrichtungen der Kinder- und Jugendarbeit. Unsere Arbeit folgt den Prinzipien der offenen Kinder- und Jugendarbeit, nach denen wir für die Mehrzahl der Angebote, die wir den Besucher*innen unserer Einrichtungen machen, nicht nach personenbezogenen Daten fragen. Wir erfassen regelmäßig keine Namen oder sonstige Daten zu den Kindern und Jugendlichen, die sich in unseren Einrichtungen aufhalten.

Etwas anderes gilt, wenn wir bestimmte Veranstaltungen anbieten oder Ausflüge machen, für deren Teilnahme wir eine Einwilligung der Sorgeberechtigten benötigen. Im Rahmen solcher Einwilligungen erfassen wir den Namen des Teilnehmenden und des Sorgeberechtigten. Teilweise notieren wir auch Kontaktdaten der Sorgeberechtigten für Notfälle oder Rückfragen. Zur Vorbereitung solcher Veranstaltungen, speziell um deren Auslastung planen zu können, führen wir Teilnehmerlisten.

Soweit für eine Veranstaltung ein Unkostenbeitrag erhoben wird, notieren wir in unserer Dokumentation den entsprechenden Zahlungseingang.

Soweit eine öffentliche Stelle die Teilnahme einer Person finanziert, bestätigen wir der Stelle auf Anfrage die Teilnahme an der bezahlten Veranstaltung.

Die Teilnehmendenlisten und die Anmeldungen mit Einwilligungserklärung dokumentieren wir in Papierform. Zugriff auf die Unterlagen haben nur die jeweils zuständigen Beschäftigten. Die Unterlagen werden in abgeschlossenen Schränken aufbewahrt.

Unsere Veranstaltungen im Allgemeinen sowie die Teilnahme einzelner Personen werden von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der Teilnehmenden umfasst.

Zweck

Verwaltung/Vorbereitung von Ausflügen und anderen Veranstaltungen in Verbindung mit Dokumentation, dass die erforderlichen Einwilligungen von Sorgeberechtigten vorgelegen haben

Datenkategorien

• Name des Teilnehmenden und Name des Sorgeberechtigten
• Gewählte Veranstaltung
• Ggf. Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse
• Ggf. Zahlung eines Unkostenbeitrags
• Ggf. öffentliche Stelle, die einen Teilnehmenden bei der Finanzierung unterstützt

Rechtsgrundlage

Erfüllung des Veranstaltungsvertrags (als eine Dienstleistung von uns)

Datenempfänger (Kategorien)

Ggf. die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Allgemeine Teilnehmendenlisten und Einwilligungen heben wir sechs Jahre auf; die Dokumentation der Zahlungseingänge heben wir zehn Jahre auf (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

Beschreibung

Wir verlegen die Fachzeitschrift „Forum“. Die Fachzeitschrift wird den Abonnenten und Interessenten per Post zugestellt.

Ein Abonnement kommt durch einfache Meldung an unsere Geschäftsstelle zustande und kann jederzeit wieder beendet werden.

Die Geschäftsstelle führt eine Liste der jeweils aktuellen Abonnenten. Der Versand an die Abonnenten erfolgt direkt von der Druckerei aus, einzelne Interessenten erhalten die Zeitschrift auf Wunsch von der Geschäftsstelle geschickt.

Die Produktion und der Vertrieb der Zeitschrift werden von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der Empfänger der Zeitschrift umfasst.

Zweck

Vertrieb unserer Fachzeitschrift an interessierte Empfänger

Datenkategorien

• Name
• Postadresse

Rechtsgrundlage

Erfüllung des (kostenlosen) Abonnementvertrags

Datenempfänger (Kategorien)

• Unsere Druckerei, die über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.
• Die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Die Druckerei löscht die jeweils aktuelle Abonnentenliste nach Abschluss der jeweiligen Aussendung.

In der Geschäftsstelle wird eine Liste der jeweils aktuellen Abonnements geführt; nach Abmelden vom Versand werden bisherige Bezieher aus der Liste gestrichen.

Zur Dokumentation der einzelnen Versandaufträge an die Druckerei wird der Status jeder Aussendung für sechs Jahre gespeichert (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

Beschreibung

Soweit Sie Zahlungen an uns leisten oder Zahlungen von uns erhalten, müssen wir diese als Buchung und als Beleg in unserer Finanzbuchhaltung erfassen.

Erfolgen Zahlungen von Ihnen oder an Sie als Überweisung, ist die Zahlung auch in unseren Kontoauszügen dokumentiert.

Die Finanzbuchhaltung findet bei uns intern statt. Unsere Buchhaltung nutzt dafür eine Software, die die Daten auf Onlineservern des Anbieters speichert (Cloud-Lösung).

Ein Großteil unserer Arbeit wird von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die u.a. auch eine Offenlegung betreuter Personen umfassen kann.

Zweck

Verwaltung aller Zahlungsvorgänge, ordnungsgemäße Buchführung

Rechtsgrundlage

Erfüllung der Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung (§§ 147 AO, 257 HGB, Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg)

Datenkategorien

• Ihr Name
• Ihre Bankverbindung
• Zahlungstag
• Zahlungsbetrag
• Zahlungsgrund

Datenempfänger (Kategorien)

• Unser Dienstleister für die Buchhaltungsdatenbank, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.
• Die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Allgemeine Dokumente zum Hintergrund der Zahlung und Geschäftsbriefe speichern wir sechs Jahre, Zahlungsbelege und Buchungsunterlagen speichern wir zehn Jahre (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

Beschreibung

Bei einer Vielzahl von Veranstaltungen und auch während der fortlaufenden Arbeit in unseren Einrichtungen machen wir Fotos von Teilnehmenden.

Wir verwenden solche Fotos für Veröffentlichung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und zur Dokumentation unserer Arbeit (z.B. als Aushang in den Einrichtungen; selten auch auf unserer Internetseite, in unserer Zeitschrift oder in anderen Formen von Publikationen).

Von Teilnehmenden ist eine Speicherung und Veröffentlichung von Fotos nur möglich, wenn sie bzw. ihre Sorgeberechtigten darin eingewilligt haben. Dafür gibt es ein Einwilligungsformular, das Sie unterschreiben müssen, wenn von Ihnen Fotos erstellt oder veröffentlicht werden sollen.

Zudem können Fotos gespeichert und genutzt werden, auf denen Personen bei offiziellen Veranstaltungen unserer Organisation zu sehen sind, dabei Teil einer größeren Gruppe sind und nicht als Individuen hervortreten. Soweit diese Fotos nur zur aktuellen Dokumentation über eigene Veranstaltungen eingesetzt werden, fällt die Datenverarbeitung unter ein berechtigtes Interesse.

Die Personenfotos werden teilweise allein lokal auf Rechnern in den Einrichtungen und teilweise zentral auf dem Server in der Geschäftsstelle sortiert nach dem Namen der Abgebildeten oder dem Datum der Aufnahme gespeichert.

Zweck

Die Speicherung und Veröffentlichung von Teilnehmendenfotos dient dazu, die Arbeit unserer Einrichtungen zu dokumentieren und in der Öffentlichkeitsarbeit zu präsentieren.

Rechtsgrundlage

Für individualisierte Teilnehmende: Einwilligung

Die Einwilligung muss schriftlich erfolgen und wird eigenständig mit Bezug zu der Bilddatei gespeichert. Die Einwilligungserklärung muss klar beschreiben, welche Verwendungsformen durch sie alles abgedeckt sind.

Für Aufnahmen, auf denen einzelne Personen nicht hervortreten bzw. nur mit großem Aufwand identifizierbar sind und die im Zusammenhang mit der Dokumentation oder Öffentlichkeitsarbeit zu einer öffentlichen Veranstaltung stehen, die die Person besucht hat, kann eine aktuelle Veröffentlichung auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen.

Datenkategorien

• Foto der Person
• Ggf. Name der Person im Rahmen des Dateinamens bzw. der Fotobeschreibung

Datenempfänger (Kategorien)

Abhängig von den genutzten Kommunikationswegen können die Fotos an externe Medien weitergegeben werden bzw. im Internet oder auch auf Social Media-Plattformen veröffentlicht werden.

Empfänger sind dann die externen Medien, der Hosting-Dienstleister der Internetseite (gebunden über einen Auftragsverarbeitungsvertrag) oder unabhängige Social Media-Plattformen

Drittstaatentransfer

Abhängig vom Empfänger der Fotos.

Bei Veröffentlichung auf Social Media-Plattformen regelmäßig Transfer in die USA; jedoch haben sich alle gängigen Social Media-Anbieter unter dem US-EU-Privacy Shield zertifizieren lassen und somit eine geeignete Garantie zum Datenschutzniveau zugesichert.

Speicherdauer

Sobald eine Person ihre Einwilligung in die Nutzung ihres Fotos widerrufen hat, werden die Fotos der Person aus dem Speicher und den noch aktuellen digitalen Veröffentlichungen entfernt.

Beschreibung

Als Einrichtung der Kinder- und Jugendarbeit werden unsere Beschäftigten regelmäßig von öffentlichen Stellen um Stellungnahmen bzw. Gutachten zu einzelnen Kindern oder Jugendlichen und deren Lebenssituation gebeten bzw. hiermit beauftragt.

Unsere Arbeit wird von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der betreuten Personen umfassen kann.

Zweck

Erstellen von Stellungnahmen/Gutachten im Rahmen eines entsprechenden Auftrags durch staatliche Stellen.

Datenkategorien

• Name des Betroffen
• Namen der Sorgeberechtigten
• Beschreibung der Lebensumstände und Einschätzungen zur Förderbedürftigkeit
• Ggf. Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse

Rechtsgrundlage

Einwilligung der Sorgeberechtigten // Da die Stellungnahmen dazu dienen, den Förderbedarf bei den Betroffenen festzustellen, erfolgt die Datenverarbeitung regelmäßig im berechtigten Interesse

Datenempfänger (Kategorien)

Freie und Hansestadt Hamburg als Auftraggeber

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Wir bewahren die Stellungnahmen sechs Jahre lang auf (Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

Beschreibung

Wenn Sie uns bzw. einem unserer Beschäftigten eine Visitenkarte übergeben, übernehmen wir die darauf gemachten Daten zu Ihrer Person unter Umständen in unsere zentrale Adressverwaltung.

Zweck

Pflege von Kontakten, die durch Aushändigen ihrer Visitenkarte ihr Interesse an zukünftiger Kommunikation zum Ausdruck gebracht haben.

Datenkategorien

• Ihr Name
• Ihre Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail)
• Ihr Unternehmen / Ihre Organisation, Geschäftsfeld Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation
• Ihre Stellenbezeichnung, ihr Zuständigkeitsbereich

Berechtigtes Interesse

Soweit Sie uns freiwillig Ihre Visitenkarte übergeben haben, besteht ein berechtigtes Interesse daran, dass wir die darauf gemachten Daten auch in unsere digitale Adressverwaltung übernehmen dürfen.

Datenempfänger (Kategorien)

Unser Hosting-Dienstleister für unsere Adressbücher, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt. Unser Hosting-Dienstleister nutzt ein Rechenzentrum in Deutschland.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten bis Sie uns um deren Löschung bitten. Anschließend löschen wir die Daten umgehend – außer es ist zwischenzeitlich eine Geschäftsbeziehung zwischen uns entstanden, aus der sich für uns eigenständige Aufbewahrungspflichten zu Ihren Kontaktdaten ergeben.

Beschreibung

Wir bieten den rechtlich eigenständigen Einrichtungen der Kinder- und Jugendarbeit, die in unserem Verband Mitglieder sind, an, als Dienstleister die Finanz- und Personalbuchhaltung für sie zu führen. Im Verhältnis zu den Mitgliedern treten wir bei Erbringung dieser Leistung als ein weisungsgebundener Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf.

Die Verantwortung für diese Datenverarbeitungen liegt gegenüber den Betroffenen in erster Linie bei der jeweiligen rechtlich selbständigen Einrichtung. Datenschutzbegehren sind in erster Linie direkt an die Verantwortlichen zu richten. Soweit Betroffene an uns heran treten, leiten wir das Begehren an den Verantwortlichen weiter.

Die Finanzbuchhaltung findet bei uns intern statt. Unsere Buchhaltung nutzt dafür eine Software, die die Daten auf Onlineservern des Anbieters speichert (Cloud-Lösung).

Zweck

Finanz- und Personalbuchhaltung als Auftragsleistung

Datenkategorien

• Ihr Name, ggf. Personalnummer
• Ihre Bankverbindung
• Zahlungstag
• Zahlungsbetrag
• Zahlungsgrund
• Ihre private Anschrift
• Angaben zu Gehalt und Sonderzahlungen
• Geburtsdatum, Geschlecht
• Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse, Familienstand
• Angaben zur Kranken- und Pflegeversicherung
• Angaben zur Altersvorsorge
• Urlaubstage
• Krankentage

Rechtsgrundlage

Gegenüber den Betroffenen ein berechtigtes Interesse, das sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verantwortlichen ergibt

Datenempfänger (Kategorien)

Unser Dienstleister für die Buchhaltungsdatenbank, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Zahlungsbelege und Buchungsunterlagen speichern wir zehn Jahre (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

Beschreibung

Wenn Sie sich bei uns für eine Beschäftigung bewerben, gelten folgende Datenschutzregeln. Grundsätzlich stellen wir Ihre Bewerbung und Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse) nur den Personen zur Verfügung, die bei uns über die Frage einer Einstellung mitentscheiden. Wir bemühen uns, diesen Personenkreis so klein als möglich zu halten. Zugleich ist es uns wichtig, alle relevanten Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.

Sollte Ihre Bewerbung zu einer Einstellung führen, gehen Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte über. Über den Umgang mit Beschäftigtendaten in unserer Organisation informieren wir Sie gesondert vor Abschluss Ihres Arbeitsvertrags.

Zweck

Der Zweck dieser Datenverarbeitungen ist das Einhalten eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage

Vertragsvorbereitung eines Arbeitsvertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

Wenn Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung besonders schützenswerte Daten zur Verfügung gestellt haben (z.B. zu Ihrer Gesundheit oder Religion) greift Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Datenkategorien

• Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Die Angaben in Ihrem Lebenslauf (Geburtsdatum, Ausbildung, Arbeitserfahrung)
• Zeugnisse und Referenzen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben
• Notizen zu Gesprächen mit Ihnen
• Stellungnahmen der in den Entscheidungsprozess einbezogenen Personen

Datenempfänger (Kategorien)

Keiner

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Sollte Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führen, bewahren wir Ihre Bewerbung zur Dokumentation eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens noch für sechs Monate auf. Anschließend löschen wir alle Daten zu Ihrer Bewerbung aus unseren Systemen.

Beschreibung

Unter Umständen bitten wir Sie, wenn es bei Ihrer Bewerbung erst einmal nicht zu einer Einstellung gekommen ist, um Ihre Einwilligung, dass wir Ihre Daten länger als sechs Monate aufbewahren dürfen. Das ist regelmäßig der Fall, wenn wir damit rechnen, dass in nächster Zeit bei uns eine Position zu besetzen sein wird, die zu Ihnen passt.

Zweck

Pflege eines Kandidatenpools für künftige Stellenbesetzungen

Rechtsgrundlage

Einwilligung

Datenkategorien

• Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)
• Die Angaben in Ihrem Lebenslauf (Geburtsdatum, Ausbildung, Arbeitserfahrung)
• Zeugnisse und Referenzen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben
• Notizen zu Gesprächen mit Ihnen
• Stellungnahmen der in den vorherigen Entscheidungsprozess einbezogenen Personen

Datenempfänger (Kategorien)

Keiner

Drittstaatentransfer

Findet nicht statt.

Speicherdauer

Auch wenn Sie uns die entsprechende Erlaubnis zum Aufbewahren Ihrer Bewerbung geben, löschen wir Ihre Daten nach zwei Jahren. Sollten Sie sich anschließend erneut bei uns bewerben, bitten wir um Verständnis, dass uns keine Daten aus Ihrer vorherigen Bewerbung mehr vorliegen.